Comment Trello nous aide à bien gérer nos projets en équipe

Trello est une application permettant de gérer des projets et tâches en équipe. Nous l’utilisons pour planifier et organiser absolument tout dans notre petite agence (5 personnes). Bien pensée, ergonomique et épurée, cette application de gestion de projet devrait faire le bonheur de beaucoup d’entre nous.

Nous utilisons Trello depuis plusieurs mois maintenant, et autant dire qu’on ne saurait plus s’en passer désormais. Trello s’avère très efficace lorsque nous devons gérer simultanément 10 projets.

Trello : Gestion de projets en équipe

Le principe est de créer une Board, dans laquelle vous allez créer des colonnes.  Par défaut vous trouverez “Todo”, “Doing” et “Done”. Chaque colonne peut représenter un état de votre projet. Vous créez ensuite des cards que vous allez pouvoir facilement glisser d’une colonne à l’autre. Chaque card peut représenter un aspect d’un projet et vous pourrez y assigner des membres, mettre une liste de tâche, catégoriser la card …

Principales fonctionnalités

• Assigner un ou des membres à une board / card
• joindre des fichiers à une card
• commenter une card
• ajouter une liste de tâches
• mettre une date limite
• assigner des labels de couleur (important, urgent …)
• déplacement facile d’une card d’une colone à une autre par glisser / déposer
• création illimité de boards, de colones et de cards
• système de notifications très efficace
• raccourcis claviers très pratiques

On peut donc, pour chaque aspect d’un projet, laisser nos commentaires, répartir nos tâches, centraliser des informations et suivre l’état d’avancement.

Exemple concret : Gestion globale des projets

Afin d’être toujours à jour sur les projets potentiels, validés, rejetés, programmés, terminés, nous avons dédié une board pour l’état des projets en cours. Rien de bien révolutionnaire, c’est une technique utilisée de longue date par les artisans sur des tableaux magnétiques avec des petites cartes en papier.

Mais avec les fonctionnalités dynamiques offertes par Trello, cette gestion prend une toute autre dimension, et s’avère réellement pratique : gain de temps, esprit plus libre et vision globale de l’entreprise en un coup d’oeil ! Chez Smoothie, nous gérons à tour de rôle les projets entrants et clients, Trello nous permet à tout moment de prévoir en fonction de la charge, les projets et les planifier.

Concept de redesign par Fabrice

Le seul aspect qui me rebute, c’est l’interface utilisateur que je trouve froide et terne. En effet le bleu / gris à la Windows 95 n’est pas du meilleur choix. Fabrice, notre collègue Designer à Smoothie Creative, s’est amusé à imaginer un redesign de trello dont voici le résultat :

Si vous souhaitez essayer Trello, c’est par ici : trello.com . Je le conseille autant si vous êtes une petite agence, que si vous êtes une association, collectif ou groupe en train d’organiser un projet / événement. L’application est simple à comprendre et la prise en main très rapide ! Et c’est gratuit !